Fish

Wednesday, 26 September 2012

AKAUN TINGKATAN 4 BAB 3

3.1
  • Fungsi Dokumen Perniagaan
    Cuba kita perhatikan urus niaga yang berlaku antara pembeli iaitu Syarikat Ipin dan penjual iaitu Syarikat Upin. Apabila Syarikat Ipin membeli secara tunai, dokumen perniagaan yang terlibat mungkin hanya cek dan resit sahaja. Namun begitu apabila Syarikat Ipin membeli secara kredit, dokumen seperti invois dan nota kredit akan dikeluarkan oleh penjual. Apa yang perlu fahami ialah, dokumen perniagaan yang digunakan untuk urus niaga bergantung kepada sama ada pembelian berlaku secara tunai atau secara kredit.
    Apakah yang akan akan berlaku sekiranya Syarikat Ipin ingin membeli barangan dari Syarikat Upin? Kita akan lihat aliran dokumen yang akan berlaku antara pembeli Syarikat Ipin dengan penjual Syarikat Upin.
    Dokumen perniagaan merupakan dokumen bertulis yang menunjukkan bahawa urus niaga benar-benar berlaku. Dokumen tersebut mempunyai tarikh urus niaga, dokumen asal dan salinan, butiran dan jumlah nilai urus niaga, jenis urus niaga, syarat serahan dan syarat pembayaran. Fungsi dokumen perniagaan adalah:
    • Menjadi sumber rekod dalam buku perakaunan
    • Bukti berlakunya urus niaga
    • Menjadi rujukan masa depan
    • Menyenaraikan hutang dalam urus niaga
    Jenis Dokumen Perniagaan
    Surat Tanya
    Surat Tanya merupakan aliran dokumen pertama yang dihantar oleh pembeli kepada penjual dalam urus niaga. Pembeli menghantar surat tanya kepada penjual dengan tujuan untuk mendapat maklumat atau keterangan berkait dengan barangan yang hendak dibelinya.
    Surat Jawapan
    Apabila penjual menerima surat tanya daripada pembeli, penjual akan menghantar katalog, senarai harga dan sebut harga kepada pembeli. Pembeli akan mendapat maklumat tentang jenis barang dan harga barang dalam aliran dokumen ke dua. Selain dari harga barang dan jenis barangan, pembeli juga akan mendapat maklumat seperti diskaun niaga, syarat bayaran dan syarat serahan.
    Pesanan Belian
    Apabila pembeli menerima katalog, senarai harga, dan sebut harga dari penjual, pembeli akan menyediakan senarai barangan dan kuantiti barangan yang hendak dibelinya. Pesanan pembelian merupakan aliran dokumen ke tiga yang disediakan oleh pembeli kepada penjual. Pembeli akan mengisi borang pesanan dan menghantar kepada penjual.
    Pembeli akan menyediakan beberapa salinan borang pesanan iaitu salinan karbon untuk disimpan oleh pembeli; manakala salinan asal dihantar kepada penjual. Pada peringkat ini, pembeli atau penjual tidak akan merekod apa-apa catatan dalam buku akaun. Apabila pembeli menerima barangan yang dihantar oleh penjual, pembeli akan membuat semakan melalui salinan karbon yang disimpan. Rajah 3.1 menunjukkan contoh pesanan belian.
    3.1
    Rajah 3.1: Pesanan Belian
    Nota Makluman
    Penjual akan menghantar nota makluman kepada pelanggan bagi memaklumkan bahawa barang yang dipesan telah dihantar. Nota tersebut akan dinyatakan jenis dan kuantiti barang, serta cara dan tarikh barang-barang tersebut dihantar. Namun, kini penggunaan nota makluman semakin berkurangan kerana wujudnya teknologi moden seperti telefon dan faks bagi memudahkan penjual memaklumkan kepada pelanggan.
    Nota Serahan
    Nota serahan akan diserahkan kepada pembeli bersama-sama barangan dipesan. Tujuan nota serahan ini diberikan kepada pembeli untuk mengesahkan barangan yang dihantar betul, cukup kuantitinya dan dalam keadaan baik. Pembeli perlu menandatangani nota serahan sebagai akuan penerimaan barang tersebut. Salinan asal akan diterima oleh pembeli, dan salinan karbon akan disimpan oleh penjual. Seperti juga pesanan belian, pembeli dan penjual tidak akan merekod apa-apa catatan dalam buku akaun. Rajah 3.2 menunjukkan contoh nota serahan.
    3.1
    Rajah 3.2: Nota serahan
    Nota Kiriman
    Fungsi nota kiriman adalah ketika penjual yang menghantar barang jualan tidak menggunakan pengangkutan sendiri malah menggunakan pengangkutan awam seperti KTM atau syarikat pengangkutan lain. Akan terdapat tiga salinan bagi nota tersebut kerana masing-masing perlu diberikan kepada penjual, pemandu dan pembeli.
    Invois
    Apabila pembeli membeli secara kredit atau hutang, penjual akan mengeluarkan invois. Invois menjadi bukti bahawa telah berlaku urus niaga secara kredit antara pembeli dan penjual. Maklumat dalam invois adalah berkait dengan barang-barang yang dibeli, harga setiap jenis barang, kuantiti barangan dibeli, jumlah belian, dan syarat-syarat pembayaran. Invois juga menunjukkan jumlah terhutang oleh pembeli. Salinan asal invois akan dihantar kepada pembeli dan salinan karbon akan disimpan oleh penjual. Invois juga digunakan sebagai punca maklumat untuk merekodkan urus niaga dalam buku-buku akaun. Rajah 3.3 menunjukkan contoh invois.
    3.1
    Rajah 3.3: Invois
    Nota Debit
    Sekiranya nota kredit dihantar kepada pembeli kerana pembeli memulangkan barangan, apa pula akan terjadi sekiranya penjual terkurang caj atau terdapat caj tambahan? Apabila penjual terkurang caj atau terdapat caj tambahan, penjual akan mengeluarkan nota debit kepada pembeli. Nota debit bertindak sebagai invois tambahan. Penjual menghantar nota debit untuk memberitahu pembeli yang akaunnya telah didebitkan dengan jumlah yang terkurang caj.
    Andaikan harga sebatang pen ialah RM 3, dan bukannya RM 2, maka Syarikat Ipin telah terkurang caj sebanyak RM 1. Penjual akan mengeluarkan nota debit kepada Syarikat Ipin. Lihat contoh di Rajah 3.4 sebagai rujukan.
    3.1
    Rajah 3.4: Nota debit
    Nota Kredit
    Nota kredit merupakan dokumen yang dihantar penjual kepada pembeli dengan tujuan memberitahu pembeli bahawa akaun hutangnya telah dikurangkan. Nota kredit biasanya berwarna merah untuk membezakannya dari invois. Pembeli akan menerima nota kredit asal untuk digunakan sebagai dokumen sumber bagi merekod catatan dalam akaun. Nota kredit mengandungi butir-butir seperti jenis barang, kuantiti dan nilai. Apakah yang akan berlaku sekiranya syarikat Ipin memulangkan 5 batang pen kerana rosak? Penjual akan menghantar nota kredit kepada Syarikat Ipin seperti di Rajah 3.5.
    3.1
    Rajah 3.5: Nota kredit
    Penyata Akaun
    Dokumen yang menunjukkan urusniaga yang berlaku antara pembeli dan penjual ialah penyata akaun. Pembeli akan menerima penyata akaun dari penjual setiap akhir bulan. Pembeli boleh mengetahui berapa baki hutang yang belum dijelaskan kepada penjual. Dengan adanya penyata akaun, pembeli sentiasa diingatkan untuk menjelaskan hutang mereka kepada penjual. Rajah 3.6 menunjukkan penyata akaun bagi urus niaga antara Syarikat Ipin dan Syarikat Upin.
    3.1
    Rajah 3.6: Penyata akaun
    Cek
    Syarikat-syarikat perniagaan masa kini menggunakan cek sebagai alat pembayaran. Pembayaran melalui cek memudahkan urusniaga perniagaan. Syarikat akan mengarahkan bank untuk membayar sejumlah wang kepada penerima yang namanya tercatat di atas cek. Maklumat yang sama juga akan dicatatkan dalam keratan cek. Keratan cek disimpan sebagai pengesahan pembayaran melalui cek. Keratan cek akan disimpan oleh si pembayar. Dengan itu, cek dan keratan cek menjadi dokumen penting sebagai tujuan perekodan. Rajah 3.7 menunjukkan contoh sekeping cek yang dikeluarkan oleh Syarikat Ipin kepada penjual.
    3.1
    Rajah 3.7: Cek dan keratan cek
  • Resit
    Apabila Syarikat Ipin membayar secara tunai atau cek kepada penjual, penjual akan mengeluarkan resit. Resit dikeluarkan kepada pembeli sebagai bukti bahawa penjual telah menerima tunai atau cek dari urus niaga. Resit asal akan diberikan kepada pembeli, dan salinan karbon akan disimpan oleh penjual. Rajah 3.8 menunjukkan contoh resit yang dikeluarkan oleh Syarikat Upin.
    3.1
    Rajah 3.8: Resit
    Memo
    Untuk merekod urusniaga yang berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaan, memo akan digunakan. Memo biasanya digunakan apabila:
    • Ambilan barang
    • Rekod permulaan pernigaan
    • Tambahan modal ke dalam perniagaan
    Rajah 3.9 menunjukkan Syarikat Ipin mengeluarkan memo bagi ambilan alat tulis berharga RM 20.00 pada 30 Januari 20X1.
    3.1
    Rajah 3.9: Memo
    Bil Tunai
    Apabila Syarikat Ipin membeli secara tunai, penjual akan mengeluarkan bil tunai kepada Syarikat Ipin. Syarikat Ipin boleh membayar secara tunai ataupun menggunakan cek. Nombor cek biasanya akan ditulis pada bil tunai tersebut. Rajah 3.10 menunjukkan contoh bil tunai.
    3.1
    Rajah 3.10: Bil tunai
    Baucar
    Baucar disediakan sekiranya pihak penerima tidak menyediakan apa-apa dokumen. Baucar digunakan sebagai pengesahan bahawa sesuatu pembayaran telah dibuat. Pembayaran melalui baucar boleh dilakukan melalui tunai atau cek. Sebagai contoh, Syarikat Ipin membayar gaji pekerja, tetapi pekerja tersebut tidak mengeluarkan resit. Pekerja tersebut perlu menandatangani baucar pembayaran sebagai bukti penerimaan gaji. Butiran dalam baucar tersebut akan digunakan sebagai tujuan perekodan. Rajah 3.11 menunjukkan baucar gaji yang dibayar kepada pekerja.
    3.1
    Rajah 3.11: Baucar
    Slip Daftar Tunai
    Selain daripada bil tunai, pembeli juga akan menerima slip daftar tunai sekiranya penjual menggunakan mesin daftar tunai dalam urus niaga secara tunai. Contoh; andaikan anda membeli barangan di pasaraya, bila anda membuat pembayaran di kaunter, juruwang akan memberi slip daftar tunai kepada anda. Pembeli akan mendapat salinan asal slip daftar tunai, dan penjual akan menyimpan salinan karbon bagi tujuan perekodan. Rajah 3.12 menunjukkan slip daftar tunai.
    3.1
    Rajah 3.12: Slip daftar tunai
    Slip Simpanan Bank
    Slip simpanan bank akan digunakan apabila sesebuah perniagaan ingin mendeposit wang mereka ke dalam bank. Deposit peniaga boleh berlaku secara tunai atau cek. Peniaga hanya perlu menyerah slip simpanan ke kaunter bank. Slip simpanan salinan bank akan diberikan kepada pemegang akaun. Rajah 3.13 menunjukkan slip simpanan Syarikat Ipin ke dalam Bank Mesra Bhd.
    3.1
    Rajah 3.13: Slip simpanan bank
    Maklumat Debit
    Apabila Syarikat Ipin mengarah pihak bank untuk membayar sewa kedai kepada penyewa, pihak bank akan menghantar maklumat debit. Pihak Bank menghantar maklumat debit sebagai memaklumkan bahawa akaun syarikat Ipin telah didebitkan dengan bayaran sewa kedai. Dengan ini baki wang di bank Syarikat Ipin akan berkurangan sebanyak RM 2 000. Rajah 3.14 menunjukkan maklumat debit yang diterima oleh Syarikat Ipin.
    3.1
    Rajah 3.14: Maklumat debit
    Maklumat Kredit
    Seperti perbincangan di atas, pihak bank akan mengeluarkan maklumat debit apabila pihak bank membuat pembayaran bagi pihak peniaga. Namun begitu apabila pihak bank menerima pembayaran dari pihak ketiga untuk peniaga, maka maklumat kredit akan dikeluarkan kepada peniaga.
    Sebagai contoh; katakan Syarikat Ipin menerima dividen sebanyak RM 1000 daripada Koperasi Usahasama, maka pihak bank akan menghantar maklumat kredit untuk memaklumkan wang di bank Syarikat Ipin bertambah sebanyak RM1000. Rajah 3.15 menunjukkan maklumat kredit yang diterima oleh Syarikat Ipin daripada Bank Mesra Bhd.
    3.1
    Rajah 3.15: Maklumat Kredit
    Bil Bayaran
    Bil bayaran adalah bil bagi perbelanjaan perniagaan yang lain seperti bayaran terhadap penggunaan air, elektrik dan telefon.
    Slip Pindahan Wang
    Merupakan borang dalam membuat pembayaran kepada seseorang seperti penghutang membuat bayaran kepada pemiutang yang dilakukan menerusi pemindahan wang di bank ke Akaun Bank Pemiutang tersebut.
    Maklumat dalam slip tersebut boleh digunakan dalam membuat catatan di Buku Tunai. Cara merekod di dalam lejar sama seperti merekod pembayaran kepada pemiutang dengan menggunakan cek.
  • Maklumat Asas dalam Dokumen Perniagaan Termasuk Diskaun Niaga dan Diskaun Tunai
    Diskaun Niaga
    Bermaksud potongan harga daripada harga senarai atau harga katalog dan dinyatakan dalam peratus. Tujuannya adalah bagi menarik pelanggan dan menggalakkan pembelian secara pukal. Semakin banyak barang dibeli, semakin banyak diskaun diberi. Bermaksud, semakin tinggi diskaun niaga yang diterima, semakin rendah kos unit barangan dan hal ini akan menambahkan lebih keuntungan. Diskaun niaga tidak tercatat dalam lejar. Malah, diskaun niaga akan ditolak daripada harga senarai apabila membuat catatan jurnal bagi mengetahui harga bersih.
    Diskaun Tunai
    Bermaksud potongan daripada harga bersih di dalam invois sekiranya bayaran dilakukan dalam tempoh yang telah ditetapkan dan dinyatakan dalam bentuk peratus. Diskaun tunai adalah syarat kredit dan akan dinyatakan dalam invois. Bertujuan menggalakkan pelanggan membayar hutang dalam tempoh yang telah ditetapkan dan juga bagi mengelakkan dari berlakunya hutang lapuk. Lebih singkat masa kredit, lebih besar diskaun tunai yang akan diberi. Diskaun tunai terbahagi kepada dua jenis iaitu:
    • Diskaun diberi : potongan yang diberi penghutang kerana menjelaskan bayaran dalam tempoh yang telah ditetapkan.
    • Diskaun diterima : potongan yang diterima daripada pemiutang kerana menjelaskan hutangnya dalam jangka masa yang ditetapkan.

    3.2
  • Perbincangan kita telah menunjukkan urus niaga yang berlaku antara pembeli iaitu Syarikat Ipin dan penjual iaitu Syarikat Upin. Maka kita boleh membuat kesimpulan bahawa setiap urus niaga yang berlaku dalam perniagaan melibatkan dua pihak iaitu pembeli dan juga penjual. Untuk memastikan tidak berlaku kesilapan dalam perakaunan, pembeli dan penjual telah menggunakan dokumen sumber.
    Penggunaan dokumen sumber boleh menjadi alat kawalan bagi mengelak berlaku kesilapan dalam merekodkan urus niaga yang berlaku. Rajah 3.16 menunjukkan aliran dokumen yang berlaku antara pembeli dan penjual bagi urusniaga tunai. Manakala rajah 3.17 menunjukkan urus niaga secara kredit.
    3.2
    Rajah 3.16: Urusniaga tunai
    • Pembeli akan menghantar pesanan belian kepada penjual.
    • Penjual akan menghantar barangan kepada pembeli. Penjual juga akan mengeluarkan bil tunai kepada pembeli kerana urus niaga yang berlaku adalah secara tunai. Bil tunai juga dihantar sebagai bukti penerimaan barang oleh pembeli.
    • Pembeli boleh membuat pembayaran sama ada melalui cek ataupun tunai.
    • Penjual akan mengeluarkan resit sebagai bukti penerimaan bayaran dari pembeli.
    3.2
    Rajah 3.17: Urusniaga secara kredit
    • Pembeli akan menghantar pesanan belian kepada penjual.
    • Penjual akan menghantar nota serahan kepada pembeli bersama dengan barangan dipesan.
    • Penjual akan mengeluar invois setelah pembeli tandatangani nota serahan sebagai akuan penerimaan barangan tersebut.
    • Penjual akan menghantar nota debit sekiranya terdapat kekurangan caj dalam invois.
    • Nota kredit akan dihantar kepada pembeli sekiranya pembeli memulangkan barangan di sebabkan rosak atau kualiti yang diminta tidak sama.
    • Pembeli akan membuat pembayaran sama ada secara cek atau tunai
    • Penjual akan mengeluarkan resit sebagai bukti menerima wang dari pembeli.
    • Di akhir bulan penjual akan menghantar penyata akaun kepada pembeli untuk memberitahu baki akaun.

No comments:

Post a Comment